De souche latine « Administrare », qui signifie en français : aider, fournir et diriger. Elle est la base de toute institution, à but lucratif ou non lucratif, entreprise formelle ou informelle, et ceci, quel que soit le domaine d’activité. Peu importe l’angle sous lequel vous prenez le mot Administration, vous remarquerez que ses différentes appellations sont autour de ces trois verbes. Parmi lesquelles nous pouvons citer le. a secrétaire qui est entre le. a réceptionniste et l’assistant.e administratif.ve, le. a technicien.ne bureautique et toute autre activité connexe.
1. Secrétaire
Un.e secrétaire est une personne, qui grâce à ses connaissances et compétences fournit un soutien administratif à une organisation, à un département dans une institution, à un directeur ou tout autre professionnel. Il. elle est appelé.e également à contribuer de manière significative à la réussite de l’entreprise. Le métier de secrétaire englobe toutes les appellations, mais se spécifie suivant la taille et la mission de l’entreprise.
Peut-on parler d’autonomie ou de dépendance?
Le rôle d’un.e secrétaire dépend quasiment de la taille et du secteur d’activité de l’entreprise. Il.elle est appelé.e à fournir une assistance proportionnelle aux besoins de l’équipe, du département ou du patron qui ont le plus souvent plusieurs projets à gérer. Pour cela, le.la secrétaire doit apprendre à développer certaines capacités telles que : la flexibilité, la gestion du temps et des priorités ainsi que la capacité à travailler sous pression, qui lui permettront de mener à bien son mandat.
Ses Fonctions
Les tâches d’un.e secrétaire ne sont pas standards du point de vue institutionnelle. Cependant, elles ont certains points communs tels que : une solide connaissance en dactylographie et en logiciels bureautiques, la gestion du bureau entre autres. À part ces trois fonctions, il y en a d’autres qui lui seront attribuées, elles sont en lien avec l’entreprise à savoir la taille et la mission. C’est là, que la notion de proportionnalité a sa raison d’être. Plus l’entreprise a beaucoup d’activités plus les tâches seront multiples et plus le.la secrétaire est dans l’obligation de fournir un travail adéquat pour répondre au livrable attendu.
2. Réceptionniste
C’est une personne qui assure l’accueil dans une entreprise, un hôtel, une organisation ou bien dans un bureau. Elle gère certaines tâches déléguées par le secrétariat. Il.elle doit être courtois.e, attrayant. e car, il.elle transmet l’image de l’entreprise pour qui, il. elle travaille. Autrement dit, il.elle en est le.la premier.ère représentante. Aussi, le.la réceptionniste doit faire montre d’empathie, qui est fondamentale dans toute communication téléphonique ou en personne, verbale ou non-verbale.
Entraide ou dispersion, lequel des deux rend le travail efficace?
Comme le.la secrétaire, le rôle d’un.e réceptionniste est de fournir un support administratif de premier niveau en collaborant avec les secrétaires et les assistants administratifs de l’entreprise. Cela dit, le.la réceptionniste doit développer une certaine habileté dans les diverses tâches que ces derniers auront à lui confier. Aussi, l’esprit d’équipe, la bonne relation interpersonnelle et le respect mutuel sont indispensables pour atteindre le but commun.
Ses Fonctions
Les fonctions d’un.e réceptionniste ont une certaine similarité avec celles d’un.e secrétaire du point de vue de la typologie de l’entreprise. En effet, nous pouvons énumérer les tâches les plus courantes, notamment accueillir les visiteurs et les clients afin de les orienter au bon endroit, répondre au téléphone et transférer les appels. Il.elle est également appelé.e à préparer des notes de service, faire le suivi de certains courriels, réceptionner et expédier des courriers, tenir un bon système d’archivage et de classement. Enfin, toute autre tâche connexe pouvant aider et alléger le travail du.de la secrétaire en vue de le rendre efficace, pour le bénéfice du département d’affectation et de l’institution.
Les différents métiers administratifs prouvent que l’administration est l’un des piliers de toute institution. Les tâches peuvent varier d’une entreprise à une autre, en tenant compte de leur taille et de leur mission, mais l’essence reste la même partout où l’on passe. Les personnes qui travaillent dans ce domaine ont une bonne raison pour mener à bien leur mandat car, ils effectuent un travail assez noble qui mérite d’être valorisé. En l’absence d’une bonne administration, l’institution ne pourra parler ni d’efficacité, ni de pérennité encore moins de rentabilité.