Toute réalisation est d’abord conçue par la pensée, puis elle conditionne les actions pour enfin se matérialiser. Cette théorie est aussi valable dans une entreprise ou bien dans un bureau. La configuration ou l’attribution des espaces doit être envisagée suivant le rôle et la fonction de chaque employé.
Ergonomie et productivité, deux mots qui viennent à l’esprit dans un aménagement de bureau.
Vu que le rôle du.de la secrétaire est d’aider et de fournir, son bureau doit être situé tout près de celui du directeur ou de l’équipe avec qui elle collabore. Son installation doit pouvoir lui permettre de travailler en toute tranquillité et confidentialité. Dépendamment de la taille de l’entreprise, le mobilier du secrétariat devrait être spacieux et approprié, de façon que tous les matériels soient à leur place. Bref, l’ordre peut engendrer une meilleure performance en termes d’utilisation desdits matériels et accroître la rapidité dans l’exécution de certaines tâches.
Parmi ces matériels on peut citer notamment, l’ordinateur dont l’écran par sa position n’est visible que par le.la secrétaire, le téléphone placé généralement du côté gauche pour qu’elle puisse prendre note. Ensuite, elle doit avoir à sa disposition des cartes de référence téléphoniques, une calculatrice et un plumier ayant toutes les fournitures : stylos, crayons, liquide correcteur, règle, autocollant, trombone etc. . Les dossiers les plus usuels doivent être également à portée de main sans oublier certains aide-mémoires affichés.
Cette mise en place est un avantage, qui conditionne sa productivité, dans les tâches de routine et optimise sa diligence, dans celles assignées de manière inattendue et urgente. Certaines fois, il. elle peut se trouver dans une ambivalence où, il.elle assiste son directeur et collabore simultanément avec une équipe de son département. En plus, l’assistance fournie à l’équipe doit être adéquate au volume des tâches confiées, et en même temps il.elle doit respecter l’échéancier. La complexité de ses fonctions avec plusieurs dossiers administratifs à gérer et des tâches assignées constituent un véritable défi à relever.
Réception, un espace stratégique et collaboratif
Normalement, le.la secrétaire ne doit pas être accessible à tous. Parfois, elle peut autoriser certains visiteurs à venir à son bureau si la situation l’exige ou bien demander à la réceptionniste de les retenir, afin de les orienter au bureau des personnes sollicitées. Pour ces raisons, et bien d’autres la réceptionniste doit faire preuve d’un grand sens de professionnalisme et d’empathie, en apprenant à travailler avec tact pour prouver son efficacité et son efficience.
En effet, l’installation de son bureau doit se faire dans un espace approprié et surtout hautement stratégique. Il doit être placé au vu de tous, particulièrement les visiteurs et les clients internes ou externes. Dès l’entrée, ils voient à qui s’adresser dans le cadre d’obtenir certaines informations de l’entreprise ou bien d’un service. Il y a des bureaux qui aménagent un coin visible tandis que d’autres ont une disposition avec une vue de 360 degrés.
Ainsi, le mobilier doit être impeccable, avec toutes les installations que cela demande. Les matériels nécessaires doivent être bien aménagés pour représenter valablement l’institution auprès de tous ceux qui la fréquentent. Il est recommandé que l’ordinateur soit toujours en bon état, un téléphone standard avec toutes les fonctionnalités permettant à le.la réceptionniste de répondre à plusieurs appels et de les acheminer. Il. elle doit également avoir à sa disposition tous les matériels qui peuvent contribuer à son efficacité, en même temps lui permettre d’offrir une bonne image de l’institution.
Certaines fois, l’ambiance qui règne à la réception peut être un indicateur de performance. C’est pourquoi, il est toujours souhaitable que l’on pense aux visiteurs dans l’aménagement de toute réception. En fonction de la taille de l’entreprise, du type de service offert et du nombre de visiteurs prévus. Être bien équipé en termes d’espace et de mobiliers, c’est déjà anticiper certaines incidences qui pourraient y avoir. Cela dit, un espace attrayant peut mieux vendre l’entreprise, avec des chaises ou bien fauteuils confortables, un téléviseur avec un programme neutre ou bien des bannières munies des informations relatives à l’entreprise.
Tout compte fait, une institution doit toujours travailler pour avoir une bonne perception de ceux qui la fréquentent. La collaboration des secrétaire et réceptionniste est primordiale pour véhiculer et prouver cette bonne perception qui n’est autre que le fruit de la productivité.