Certaines personnes pensent que les choses sont devenues tellement modernes, la correspondance n’a plus sa place dans l’Administration. L’ère du numérique s’étend de jour en jour, ce qui fait que l’on en parle de moins en moins.
En revanche, pour nous qui sommes dans le domaine administratif, nous pensons que c’est une façon erronée de voir les choses. La correspondance demeure un élément fondamental dans le métier administratif. Les échanges électroniques ne pourraient se substituer à une lettre administrative.
De ce fait, la technique des correspondances administratives est importante. Les deux mots incontournables sont à l’ex aequo, à savoir le fond et la forme. Le choix et la justesse des mots, des verbes, leur agencement pour que les phrases soient bien construites, sont tous attribués au fond. Aussi, il souligne explicitement que l’idée qui découle de l’expéditeur, soit claire et précise ou bien l’inverse.
Quant à la forme, elle relève de l’arrangement du fond, pour qu’il présente dans l’ordre l’idée émettrice, afin de garantir une attirance visuelle. Elle rend également la communication plus agréable et conviviale.
Parmi les types de correspondances administratives, la lettre est la plus apte à mettre en relief, un échange entre deux entités, notamment, institution-institution ou bien institution-particulier. Cependant, les autres types sont quasiment unilatéraux, et ne font qu’informer.
Outre ces deux aspects précédemment décrits, une lettre administrative aide à transmettre un message de manière formelle. Elle suscite un respect et évoque également un certain engagement entre les deux parties.