Si la journée d’une autre personne dans une institution est prévisible, celle d’un.e secrétaire ou d’un.e autre employé.e adminitratif.ve ne peut être prévue. De ce fait, vous qui travaillez en administration, vous avez intérêt à adopter une stratégie, qui vous amènera de bonnes tactiques et routine, afin que votre travail soit productif et efficace.
1. Arriver avant l’heure.
Il est toujours recommandé d’être ponctuel ou bien d’arriver en avance sur l’heure à laquelle vous devez commencer à travailler. À ce moment, vous êtes plus libre de faire des préparatifs de votre journée. Quand les autres personnes commencent à arriver, ce ne sera plus la même concentration. Il faut vous mettre disponible pour la sollicitation et les questions dont ils pourraient avoir.
2. Vérifier l’espace de travail ainsi que les appareils.
La bonne disposition et la productivité viennent le plus souvent de deux choses : votre état d’esprit ainsi que l’attrait de l’espace où vous travaillez. Les appareils dont vous vous servez pour effectuer votre travail, peuvent être considérés comme un supplément d’énergie, qui vous stimule à réaliser vos tâches. C’est pourquoi, il faut vous assurer chaque matin, qu’ils fonctionnent bien pour ne pas avoir de surprise au cours de la journée et surtout au moment de gérer une urgence.
3. Revoir les grands points de la journée précédente.
Tout.e secrétaire ou d’autres appellations de l’administration devraient adopter cette technique. Il est toujours bon de prendre quelques minutes en fermant votre journée de 1) ordonner votre bureau 2) écrire des annotations sur les dossiers et enfin faire un sommaire de la journée. Cette technique a un double avantage :
1) vous pourrez facilement vous repérer le lendemain matin,
2) au cas où vous avez un contretemps vous devez vous absenter, une autre personne saura à quel point vous avez laissé votre travail et finaliser ce qui ne peut pas attendre.
4. Relire le plan bâti pour la nouvelle journée.
Après avoir écrit les grands points de la journée d’hier, il faut préparer un plan pour le lendemain. En arrivant, vous n’avez qu’à le relire pour savoir par quoi commencer. Les tâches prioritaires viendront en début de journée ensuite les autres. Même dans les tâches de routine, la notion de priorité a sa place. Sans oublier les urgences, et, parfois il y a une urgence qui arrive dans une urgence.
5. Commencer votre travail en lisant des courriels reçus.
Dans les premières heures, la sérénité et le calme peuvent vous inspirer de bonnes réponses. Le moment est propice pour bien comprendre les enjeux, faire des suivis et répondre promptement aux courriels reçus. Lorsque vous traitez les courriers dans un bref délai, cela envoie une image positive de votre administration. En plus, vous vous réjouissez d’avoir eu le temps de liquider certaines tâches très tôt, et, que vous vous sentez prêts à affronter celles qui s’en viennent.
Ces points ne sont pas les seuls, ils sont parmi tant d’autres qui pourraient contribuer à la réalisation de votre journée. Cela dit, il faut bien planifier votre début de journée pour ne pas vous sentir bousculer ni par le temps ni par les diverses tâches obligatoires, voire urgentes.